Was ein grüner Daumen mit dem Erfolg der IT zu tun hat

CIO Strategietipp: Wie sich Wildwuchs im Unternehmen vermeiden lässt

Ein harmonisch gestalteter, gepflegter Garten erfreut das Auge. Und ganz ähnlich verhält es sich mit der IT Systemlandschaft. Eine konsolidierte Systemlandschaft spart Kosten und Aufwände, vor allem bei der Pflege. Ein Umstand, der vor allem die Geschäftsleitung freut.

Die zunehmende Digitalisierung scheint den Wildwuchs in vielen Unternehmen jedoch zu begünstigen. Dafür sorgen u.a. Trends wie Enterprise Mobility, Bring Your Own Device und Fachabteilungen, die an der IT vorbei eigene Lösungen anschaffen.

Mit Business IT Alignment gegen Kraut und Rüben

Wie unkontrollierter Wildwuchs dabei vermieden werden kann? Ein Lösungsansatz ist Business IT Alignment, d.h. eine konsequente Orientierung an den Fachabteilungen im Unternehmen und ihren Anforderungen. Denn wer nicht proaktiv auf die Fachabteilungen zugeht oder auf Vorstandsebene die Gestaltung und Umsetzung verschiedener Strategien diskutiert, riskiert ihren Alleingang in vielen fachspezifischen Fragen.

Viele Abteilungen im Unternehmen arbeiten schon jetzt mit eigenen IT Budgets und werden deshalb natürlich auch gezielt vom Vertrieb der unterschiedlichen Lösungsanbieter angesprochen. Vor allem das Marketing ist Untersuchungen zufolge anfällig für das Werben durch den (externen) Lösungsvertrieb.

Konsequenzen eines unkontrollierten IT Wildwuchses

Die Konsequenzen: (1) Im schlechtesten Fall ein absoluter Wildwuchs, den die IT kaum mehr in den Griff bekommt. Von einer kostensparenden, konsolidierten Systemlandschaft kann sich die IT damit verabschieden. (2) Die Servicequalität leidet: Anwender können im Fall einer Störung nur unzureichend oder gar nicht unterstützt werden. Und schließlich droht (3) ein weiterer Verlust von Kosteneinsparpotential dadurch, dass Lösungen extern teuer eingekauft werden, obwohl sie intern günstig hätten entwickelt werden können.

Was also tun? Vorzugehen wie die Axt im Walde ist sicher wenig hilfreich. Sinnvoll ist eher, proaktiv auf die Fachabteilungen zu zugehen und ihre Anforderungen auf- und ernst zu nehmen. Oder mit anderen Worten: Eine Brücke zwischen IT und Business zu schlagen.

Handlungsempfehlungen für eine bessere Verzahnung von IT und Business

In Fachartikeln, Foren und Büchern ist schon viel über die Umsetzung von Business IT Alignment geschrieben worden. Die folgenden Handlungsempfehlungen greifen u.a. ein paar der vieldiskutierten Ansätze auf und zeigen, worauf es beim Brückenschlag zwischen Business und IT ankommt:

(1) Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern : Eine Möglichkeit zur Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit besteht darin, IT Experten in die Fachabteilung zu entsenden oder Mentoringprogramme bzw. regelmässige Workshops zu implementieren, über die neue Anforderungen aufgenommen und gleichzeitig erste Lösungsmöglichkeiten durch die IT aufgezeigt werden.Wichtige Erkenntnisse bringt auch die regelmässigen Durchführung von Online-Umfragen, bei denen es eben nicht nur um die Überprüfung der Servicequalität, sondern vor allem auch um die Aufnahme von Herausforderungen und neuen Ideen geht.

(2) Einführung eines Business Relationship Management: Im Expert Talk Paper „ITSM ist für das Business – nicht die IT“ schlägt Martin Andenmatten, Geschäftsführer des Schweizer Beratungshauses glenfis, die Einführung eines Business Relationship Management (BRM) vor. Sinn und Zweck des BRM liegt dabei in seiner Funktion als aktiver Brückenbauer zwischen IT und Business. „Dabei ist einerseits der Prozess zur Pflege der Business-Kontakte wichtig. Noch wichtiger ist die Definition und Besetzung der Rolle des Business Relationship Managers BRM. Der BRM ist the Voice of the Customer und bei allen zentralen Entscheidungen und Kommunikationen aktiv eingebunden, wenn nicht gar federführend.“

Das Whitepaper von Martin Andenmatten ist kostenfrei im Download auf www.wendia.de erhältlich.

(3) Weitere Handlungsempfehlungen finden sich auch in den ITIL Publikationen beim Thema Service Strategie. Zu den Kernaktivitäten der Service Strategie zählt ITIL u.a. die Anforderungsanalyse. Wer Lösungen für die Fachabteilungen und das Business generieren möchte, muss den Kunden und seine Anforderungen genau kennen.Er muss sich also eingehend mit dem Servicebedarf des Kunden, mit seinen Herausforderungen und seinen Einschränkungen beschäftigen.

Auf Basis dieser Informationen können anschließend Möglichkeiten zur Verbesserung der Kundensituation erarbeitet und ein Serviceangebot entwickelt werden, das einen nachweisbaren Mehrwert für den Kunden bzw. die Fachabteilung generiert.Experten empfehlen häufig auch die kollaborative Entwicklung einer Roadmap vor, die Ziele, Pläne und Investitionen der IT mit den Anforderungen und Visionen der Fachabteilung in Einklang bringt und regelmässig gemeinsam überprüft und aktualisiert wird.

Welche Früchte sich ernten lassen

Wer’s richtig macht, darf sich vor allem darüber freuen, dass er als zuverlässiger und kompetenter Partner von Fachabteilung bzw. Business wahrgenommen wird. Die häufig unterschätzte bzw. für das Business nicht sichtbare Leistung der IT als produktives Element der Wertschöpfungskette wird greifbar. Der CIO bekommt auf Ebene der Unternehmensführung das Gewicht, das ihm schon lange zusteht.

Es lohnt sich also, Wildwuchs und Alleingängen der Fachabteilungen vorzubeugen. Und das nicht nur, um Kosten zu sparen bzw. zu vermeiden, sondern vor allem um langfristig als innovativer und zuverlässiger Ansprechpartner im Unternehmen wahrgenommen zu werden.

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