Praktische Tipps für den Software-Einkauf

IT-Organisationen stehen beim Thema Beschaffung heute vor ähnlichen Herausforderungen wie Endverbraucher: Die Auswahl der angebotenen Produkte ist riesig und die Anzahl konkurrierender Anbieter nahezu unüberschaubar. Was soll man also kaufen? Und bei wem?

Gerade weil es meist um hohe Investitionssummen geht und man sich als Kunde längerfristig an einen Lieferanten bindet, ist die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt – sei es nun Hardware oder Software – und einen bestimmten Hersteller so schwierig. Gleichzeitig sind die Budgets knapp und die Erwartungen an den Return on Investment hoch.

Und weil das noch nicht genug ist, gibt es nach einer Umfrage des Meinungsforschungsinstitutes idf Allensbach im Schnitt etwa 9 Mitentscheider bei ITK Anschaffungen im Betrieb – d.h. neun Personen  mit unterschiedlichen Einstellungen, Prioritäten und Kompetenzen, die zu einer Entscheidung kommen müssen.

Allgemeine und anwedungsspezifische Auswahlkriterien

Wenn es um die Anschaffung neuer Software geht, orientieren sich Entscheider für gewöhnlich an verschiedenen allgemeinen und anwendungsspezifischen Kriterien. Allgemeine Kriterien beziehen sich auf Anschaffungskosten, sowie allgemeine Anbieterinformationen zur Anzahl der Standorte und Kundeninstallationen oder der Marktposition des Herstellers.

Sie stehen in einem direkten Zusammenhang mit Themen wie Investitionssicherheit und Risikomanagement und spielen bei der Auswahl schon deshalb eine wichtige Rolle, weil sich Anwender mit ihrer Kaufentscheidung in der Regel langfristig an einen Hersteller binden.

Anwendungsspezifische Kriterien beziehen sich vor allem auf Funktionalität, Leistungsfähigkeit und Benutzerführung. Sie entscheiden u.a. auch darüber, ob eine Out-of-the-Box Lösung mit Standardfunktionalitäten oder eine maßgeschneiderte Lösung angeschafft wird. Im (für die meisten Unternehmen sicher) besten Fall bringt die Software umfassende Standardfunktionalitäten mit, die im Bedarsfall auch einfach individuell angepasst werden können.

Um die Auswahl einer passenden Lösung einzugrenzen, können sich Entscheider vor allem an den folgenden strategischen Überlegungen orientieren:

Out of the box oder maßgeschneidert? – Diese Entscheidung hängt maßgeblich von der Unternehmensstrategie ab. Wer sehr spezielle, branchenspezifische Anforderungen und das nötige Kleingeld hat, favorisiert eine Individuallösung.
Standardlösungen sind dagegen günstiger, sofort verfügbar und können inzwischen auch schon sehr viel.


Apropos ‚Out of the box‘ oder ‚Customizing‘ – In einem kostenfreien Whitepaper zum Thema beleuchtet Service Manager und ITSM Experte Titus Klijsen die Vor- und Nachteile von Tools mit mehr oder weniger out of the box-Funktionalitäten und gibt Tipps zur Auswahl der passenden Lösung. Das Whitepaper gibt es im Download hier.

 


Anschaffungs-, Betriebs- und Wartungskosten – Beim Thema Kosten müssen eine Menge verschiedener Positionen betrachtet werden: Allein beim Thema Lizenzkosten bieten Hersteller häufig verschiedene Finanzierungsmodelle an. Software kann in den meisten Fällen entweder gekauft, gemietet oder geleast werden. Weitere Kosten entstehen durch ggf. weitere notwendige Hard- und Softwareanschaffungen als Voraussetzung für den reibungslosen Betrieb der neu anzuschaffenden Lösung. Auch Projektkosten für die Implementierung wollen im Budget berücksichtig werden. Und schließlich entstehen natürlich auch durch Wartung und Pflege bestimmte Aufwände – vor allem in Form personeller Ressourcen.

Kosten-Nutzen-Betrachtung – Auch zu einer umfassenden Kosten-Nutzen-Betrachtung gehören ganz verschiedene Punkte, darunter z.B. die Flexibilität einer Lösung im Hinblick auf verschiedene Anwendungsszenarien. Eine ausreichend flexible IT Service Management Lösung kann bspw. auch Abläufe in anderen Fachabteilungen optimieren und automatisieren. Ein genauso wichtiges Thema ist die Integrationsfähigkeit der Software. Kann Sie reibungslos in die bestehende IT-Systemlandschaft eingebunden werden? Oder ermöglicht sie sogar, teure Standalone-Lösungen abzuschaffen und die Systemlandschaft zu konsolidieren?

Zusammenarbeit – Ein ganz wichtiger Punkt, der bei Evaluationen häufig vernachlässigt wird, ist die Zusammenarbeit mit dem Hersteller. Nimmt er sich ausreichend Zeit? Hat er meine Anforderungen wirklich verstanden? Bin ich ihm als Kunde wichtig? Gerade weil die Beziehung zum Hersteller für gewöhnlich eher langfristig ausgelegt ist, sollten Entscheider solche und ähnliche Fragen bei der Auswahl mitbetrachten.

Oft kommt es vor, das vor allem große und bekannte Hersteller den Zuschlag erhalten. Mit dieser Wahl glauben sich Entscheider auf der sicheren Seite. Selbst wenn Projekte anschließend schief gehen, den Kostenrahmen sprengen oder nur langsam vorangehen. Man hat sich doch schließlich für einen der großen Marktführer entschieden.

Es kommt nicht auf die Größe an

Ähnlich wie die Beratung und Betreuung beim kleinen Fachhändler vor Ort meistens viel kundenorientierter und besser ist, kann es sich auch beim Einkauf von businesskritischer Software verhalten. Die Größe eines Herstellers garantiert noch lange kein erfolgreiches Projekt. Im Gegenteil – während das eigene Projekt angesichts einer Vielzahl von Kundenprojekten nur noch nach Schema F und häufig mit Verzögerungen abgearbeitet wird, ist man bei kleinen Herstellern in der Regel mehr als nur ein Kunde von vielen.

Hier werden Kunden als Partner auf Augenhöhe wahrgenommen, die man mit ihren ganz individuellen Anforderungen und Herausforderungen ernst nimmt. Nicht immer sind Kennzahlen wie Unternehmensgröße oder Marktanteil ausschlaggebend für den Projekterfolg. Wichtig ist vielmehr, das Hersteller den (Projekt)-Erfolg ihrer Kunden über das eigene Geschäftsinteresse stellen, stets ein offenes Ohr für Fragen und Anforderungen haben und auch nach Projektabschluss jederzeit ansprechbar sind.

Klar ist, dass der Einkauf von Investitionsgütern eigenen Gesetzen folgt. Es geht um hohe Investitionssummen, eine langfristige Zusammenarbeit mit dem Lieferanten der Wahl und nicht zuletzt um die Herausforderung, alle Mitglieder des sogenannten Buying Center unter einen Hut zu bekommen. Hilfestellung gibt es in der Fachliteratur über bewährte Verfahren und wichtige Kriterien oder über eine kompetente Beratung. In jedem Fall ist es hilfreich, Produkt und Hersteller bei der Auswahl ganzheitlich(er) zu betrachten.


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