Abenteuer IT: Wie die Transformation zum Business Enabler gelingt

abenteuer it: wie die transformation zum business enabler gelingt

Eine kleine Geschichte darüber, was IT mit den drei Musketieren zu tun hat und warum sie selbst mitten in einer Abenteuergeschichte steckt.

Wer kennt sie nicht, die Geschichte von den drei Musketieren? D’Artagnan, ein junger Gascogner bricht nach Paris auf, um Musketier zu werden. Nach diversen Irrungen und Wirrungen wird er tatsächlich Mitglied der Musketiergarde und besteht mit seinen Kameraden Athos, Portos und Aramis künftig zahlreiche Abenteuer, um die französiche Krone gegen ihre Feinde zu verteidigen.

Autor des 1844 erschienenen und mehrfach verfilmten Abenteuerromans ist der Franzose Alexandre Dumas. Wer den Roman gelesen oder eine der Verfilmung gesehen hat, erinnert sich sehr wahrscheinlich noch sehr gut an das Motto der drei Musketiere: „Einer für alle und alle für einen“, heißt es da. Ein Leitspruch, der auch wunderbar zur Situation der IT passt. Überhaupt steckt sie doch mitten drin in einem großen Abenteuer, das ihre Position im Unternehmen nachhaltig verändern wird.

Eine für alle …

Schon seit einiger Zeit entwickelt sich das klassische IT Service Management zu einem ganzheitlicheren Enterprise Service Management. Es geht nicht mehr nur um die Erbringung bekannter und notwendiger IT Services, sondern inzwischen um die aktive Unterstützung der unterschiedlichen Fachabteilungen im Unternehmen: Assets kontrollieren, Prozesse optimieren und vor allem automatisieren. All dies gehört zu den neuen Anforderungen an die IT Service Organisation.

Ziel ist es, die Serviceorganisation strategisch und praktisch so auszurichten, das sie sämtliche Anforderungen des Business schnell, flexibel und effizient unterstützt. Damit verändert sie sich vom einfachen IT Dienstleister hin zum Business Enabler, der einen aktiven Beitrag zur Sicherung der Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit von Unternehmen und Organisationen leistet.

IT als Held der Geschichte

Ihr geht es ähnlich wie D’Artagnan, dem Helden aus Alexandre Dumas‘ Roman, der sich auf den Weg macht und vom Sohn eines einfachen Landadligen zum gefürchteten Musketier wird. Beide sind im Begriff sich nachhaltig zu verändern.

Transformation und Veränderung gehören seit vielen Jahrhunderten zu den elementaren Bestandteilen von Geschichten. Der US-amerikanische Professor und Autor Joseph Campbell hat sich über viele Jahre mit der universellen Struktur von Mythen beschäftigt, Erzählungen die über viele Generationen überliefert werden.

Die Heldenreise der IT

Zu den wichtigsten Ergebnissen seiner Forschungsarbeit gehört dabei die Identifikation eines universellen Erzählmusters, der sogenannten Heldenreise. Die Heldenreise, die oft auch als Quest bezeichnet wird,  ist gekennzeichnet von typischen Situationsabfolgen und Figuren, an deren Ende sich der Held und seine Welt nachhaltig verändert haben.

Genau auf einer solchen Heldenreise mit Prüfungen, Helfern und Mentoren befindet sich auch die IT. Sie steckt vielmehr schon mitten drin im Abenteuer:

Der Ruf des Abenteuers

Am Beginn jeder Heldenreise steht der sogenannte „Ruf des Abenteuers“. Eine Aufgabe erscheint oder ein Mangel wird deutlich. Für den Helden unserer Geschichte äußert sich der Ruf des Abenteuers vor allem in Kostendruck, wachsenden Anforderungen oder Imageproblemen. Klar ist, das wenn es um die strategische Ausrichtung des Business geht, IT nur dann ein Mitsprache- und Gestaltungsrecht erhält, wenn sie nicht mehr nur als Kostenfaktor, sondern vielmehr als unverzichtbarer Partner und Innovationstreiber wahrgenommen wird. Sie muss sich verändern.

Prüfungen

Jeder Held sieht sich auf seiner Reise unterschiedlichen Prüfungen gegenüber. Was für ein Musketier das Duell mit den Gardisten des Kardinals oder die Auflösung von Intrigen ist, kommt auf die IT beispielsweise in Gestalt von unterschiedlichen Trends und Entwicklungen zu, denen sie sich auf Dauer kaum verschließen kann.

Digitale Transformation, Industrie 4.0 und das Internet der Dinge werden die Anforderungen an die IT insgesamt stark verändern. Systemlandschaften werden noch komplexer und die dauerhafte Verfügbarkeit von Services immer kritischer. Wachsende Datenmengen müssen kontrolliert, analysiert und anschließend nutzbringend für unterschiedlichste Zwecke und Fachbereiche im Unternehmen aufbereitet werden.

Dabei sieht sich IT zusätzlichen Prüfungen in Form von knappen Budgets, Fachkräftemangel, veralteten Infrastrukturen, fehlender Unterstützung durch das Management und einer außerordentlichen Menge an Routineaufgaben gegenüber. Eine echte Herkulesaufgabe – und trotzdem besteht Hoffnung.

Helfer und Mentoren

Immerhin gibt es unterschiedliche Hilfestellungen, auf die IT für eine erfolgreiche Transformation setzen kann. Dazu gehört beispielsweise das Marketing als möglicher Mentor. Marketing bedeutet im Kern nichts anderes als kundenorientierte Unternehmensführung. Dabei dreht sich alles um die konsequente Ausrichtung aller Maßnahmen und Aktivitäten auf den Markt und die Kunden, auf die Erfüllung ihrer Wünsche und Bedürfnisse. Dieselben Prinzipien kann und muss sich auch die IT zu eigen machen, damit eine erfolgreiche Transformation gelingt.

Auch Kommunikation als einer der Kerndisziplinen des Marketing ist ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Einerseits geht es für die IT dabei zunächst um die Verbesserung der Kommunikation mit den einzelnen Fachabteilungen zur Aufnahme von Anforderungen. Denn nur Fachabteilungen, die sich verstanden fühlen, gehen nicht selbständig auf Einkaufstour. Und nur wenn alle Anforderungen vollständig geklärt sind, gelingt es auch, (gemeinsam) wirksame Lösungen zu entwickeln.

Andererseits ermöglicht eine sauber aufgegleiste interne Kommunikation eine nachhaltige Verbesserung der Wahrnehmung im Unternehmen. Macht IT ihre Leistungen konsequent transparent und kommuniziert sie auf verständliche Weise ins Unternehmen, verbesseren sich langfristig das Image und die Positionierung der IT.

Auf diese Weise gelingt es ihr natürlich auch, Sponsoren zu gewinnen, die sie bei Investitions- oder bei wichtigen Richtungsentscheidungen unterstützen.

Wichtigen Beistand leisten beim Thema Serviceerbringung und Transformation natürlich auch entsprechend leistungsfähige Tools. Eine schnelle und flexible Umsetzung von Lösungen zur Prozessoptimierung und Automatisierung in den verschiedenen Fachabteilungen ist beispielsweise ohne ein flexibles, leistungsfähiges und einfach anzupassendes Tool kaum möglich. Wichtig ist dabei auch die Integrationsfähigkeit der eingesetzten Lösungen. Denn sie entscheidet maßgeblich darüber, ob alle MitarbeiterInnen jederzeit und überall Zugriff auf die von ihnen benötigten Informationen haben.

Die wichtigsten Helfer jedoch findet IT in den eigenen Reihen: Es sind die vielen Kolleginnen und Kollegen, die sich jeden Tag bei der Erledigung ihrer vielfältigen Aufgaben voll einbringen. Steht diese Mannschaft geschlossen hinter ihrer Führung, hinter Zielen und Projekten, ist alles möglich. Deshalb ist es wichtig, einerseits für möglichst ideale Arbeitsbedingungen zu sorgen, wie auch alle MitarbeiterInnen frühzeitig in verschiedene Projekte miteinzubinden. Transparenz und Information sichern das Verständnis und das Commitment jedes Einzelnen – ganz nach dem Motto „Eine für alle – und alle für eine!“.


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