Folkehelseinstituttet bruker POB G6

Folkehelseinstituttet bruker POB G6 for å sette prislapp på tjenestene

Prising av tjenester synliggjør verdiskapningen i IT-avdelingen, og gir bedre fordeling av kostnader i organisasjonen for Folkehelseinstituttet.

IT-avdelingen hos Folkehelseinstituttet er ikke redd for å tenke som en outsourcingspartner for egen organisasjon. Ved å bruke tjenesteprising oppnår de bedre fordeling av kostnadene, samtidig som inntektene til IT-avdelingen gir handlingsrom til å realisere stordriftsfordeler.

– Hos oss er ikke IT en ren kostnadspost lenger. Vi kan synliggjøre verdiskapning, og når antall brukere går opp, kan vi veie kostnader knyttet til en tjeneste opp mot lavere pris per bruker, sier service manager Jon R. Johansen i Folkehelseinstituttet.

– Det gir oss frihet, samtidig som vi kommuniserer med ledelsen på et språk de forstår, sier han.

Folkehelseinstituttet er en nasjonal rådgivningsinstitusjon på befolkningshelse underlagt Helse- og Omsorgsdepartementet. I tillegg til at en betydelig andel av virksomheten er knyttet til utvikling og vedlikehold av helseregistere, består virksomheten av hele 60 avdelinger, som spenner over alt fra epidemilogi til mental helse blant ungdom.

Lisenser og pc-er

Siden virksomheten omfatter avansert statistikk, innebærer det også lisenser på dyr statistikkprogramvare. Kjøp av lisenser var tidligere administrert av den enkelte avdeling. Det samme gjaldt innkjøp og løpende oppgradering av maskinvareparken.

– Nå leier avdelingene lisensene av IT-avdelingen, som håndterer kjøp og salg av lisensene for dem. I tillegg til bedre helhetlig oversikt, gir det også mulighet til å la en ny bruker i en avdeling overta en ubrukt lisens i en annen avdeling i stedet for å kjøpe en ny, sier Johansen.

Også på PC-fronten har tjenesteorienteringen gitt effekter.

– Avdelingene kjøpte og oppgraderte maskinparken i forskjellig tempo, noe som ga store utfordringer med alt fra standardisering av maskinparken, drivere og godkjente systemimages, sier Johansen.

Alt i alt, skapte dette kostnadsdrivende utfordringer både for brukerne og for IT-avdelingen.

– Nå leier avdelingene en PC av IT-avdelingen, og får tilgang til en maskin vi har kontroll på, og som oppgraderes av seg selv når det er behov for det, sier han.

Omfattende tjenestekatalog

POB G6 er et sentralt element for å realisere tjenesteprisingen. Alt som kan leies er definert opp som tjenester i POB, og alle definisjoner er lagt inn i CMDB (Configuration Management Data Base). Alle PC-er er Configuration Items (CI), og leieavtaler er SLA (Service Level Agreement)-er. Per februar 2015 var det 4 000 aktive leieavtaler i POB-installasjonen til Folkehelseinstituttet.

– Å ha grunnlagsdataene i system var basis for hele tjenesteprisingen, sier Johansen.

Med alt på plass i POB er ikke bare dataene tilgjengelig for tjenesteprising. På service-desken har de full oversikt over utstyr, avdelingstilhørighet og garanterte svartider. Det betyr at de 1 300 brukerne som genererer i størrelsesorden 15 000 henvendelser i året, kan få de svarene de trenger innenfor rammene som er lovet.

– Selv om jobben var omfattende å få på plass, var det virkelig verdt innsatsen, sier Johansen.

Rett på G6

Da Folkehelseinstituttet anskaffet POB i slutten av 2013 gikk de rett på den nye versjonen G6. I tillegg til å følge opp henvendelser og problemer, henter Folkehelseinstituttet ut grunnlagsdata for kostnadsfordeling hver måned gjennom to rapporter per tjenestekategori.

Den ene rapporten er en konteringsrapport til regnskap, den andre er et spesifisert underlag med en varelinje per leieavtale som går ut til avdelingen.

– Selv etter ett år hender det at avdelingsledere oppdager ting som ikke er lagt inn riktig. Det er en naturlig del av en kontinuerlig overgang til å ha alt i ett system, sier Johansen.

Neste steg for instituttet er å skape enda mer fleksible fordelingsnøkler som også tar høyde for at enkelte prosjekter er delfinansiert av eksterne midler, for eksempel i regi av forskningsfond.

Bildetekst-Roy-R-Johansen

– Gjennom tjenesteprising synliggjør IT-avdelingen egen verdiskapning. Det gir oss handlingsrom til å gjennomføre stordriftstiltak som lavere leiepris per bruker, sier service manager Jon R. Johansen i Folkehelseinstituttet.

Folkehelseinstituttet

Består av 60 avdelinger med over 1 100 ansatte + 200 eksternt finansierte. Instituttet er finansiert over statsbudsjettet og forskningsmidler fra blant annet NFR og EU. Totalt var budsjettet for 2014 på drøyt 1,3 milliarder kroner.

Folkehelseinstituttet drifter og utvikler 10 av 17 nasjonale helseregistre, en rekke laboratorier, et stort antall kvalitets- og støtteregistre og mye mer.

Tre typer tjenester

Folkehelseinstituttet har definert tre typer tjenester som de priser på abonnementsbasis ut i organisasjonen:

  • PC
    Arbeidsplass for den enkelte, med kontinuerlig oppgradert maskinvareplattform.
  • Programvare
    All standard programvare, samt kostbare lisenser som kan sentraladministreres av IT-avdelingen.
  • Tjenester
    En egen tjenesteklasse for andre typer tjenester, i skrivende stund bare fjerndrift av nettverket.